Whistleblowing

Whistleblowing

Ambito di applicazione

Rientrano nel campo di applicazione della normativa di cui trattasi gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto UE che ledono lintegrità dellente privato.

Rientrano anche le violazioni delle normative nazionali:

• i reati presupposto per lapplicazione del decreto legislativo 231/01 e le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel Decreto Legislativo 231/01

Violazioni delle disposizioni della normativa europea:

• illeciti commessi in violazione della normativa dellUE indicata nellAllegato 1 al d.lgs 24/23 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione

Segnalazioni escluse dal campo di applicazione del d.lgs 24/23

Sono escluse dallambito di applicazione della nuova disciplina le segnalazioni che sono legate ad un interesse personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero sono relative ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Contenuto della segnalazione

Le segnalazioni sono informazioni, anche per fondati sospetti, relative a violazioni già commesse o non ancora commesse, nonché relative a condotte volte ad occultarle.

Le segnalazioni devono avere ad oggetto comportamenti, anche omissivi, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

È necessario che nelle segnalazioni risultino chiari i seguenti elementi:

  1. i dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
  2. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
  3. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati ed in caso di utilizzo del canale analogico (ad esempio posta raccomandata), lindicazione che il segnalante sta eseguendo linvio in materia whistleblowing. È utile anche che alla segnalazione vengano allegati documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché lindicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.


Modalità della segnalazione interna e successive fasi

Le segnalazioni potranno essere eseguite, alternativamente, nei seguenti modi:

CANALE INTERNO SCRITTO: posta ordinaria (Raccomandata) indirizzata avv. Luciana Sgaravatto, quale gestore delle segnalazioni di A.F. Logistics S.p.A.” in 26815 -Massalengo (LO), S.P. 23 snc, Località Cascina Postino

Si suggerisce al segnalante che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità, mentre nella seconda, loggetto della segnalazione avendo cura di inserire entrambe le buste in una terza busta riportando, allesterno, la dicitura riservata al gestore della segnalazione” e relativi recapiti.

CANALE INTERNO ORALE mediante chiamata telefonica al n. 0371/7806230 in uso al Gestore delle Segnalazioni Avv. Luciana Sgaravatto nonché quella di incontro diretto, da fissarsi in accordo con il Gestore delle segnalazioni, presso il Suo studio in 26815 – Massalengo (LO), S.P. 23 snc, Località Cascina Postino

Ricezione della segnalazione

Il gestore della segnalazione deve rilasciare al segnalante lavviso di ricevimento entro sette giorni dalla presentazione della segnalazione stessa, da recapitarsi al recapito indicato dal segnalante nella segnalazione. In assenza di tale indicazione e, dunque, in assenza della possibilità di interagire con il segnalante per i seguiti, la segnalazione sarà considerata non gestibile ai sensi della disciplina whistleblowing e di detta motivazione verrà fornita prova conservata presso il Gestore unitamente alla segnalazione.

Lammissibilità della segnalazione

Ai fini dellammissibilità, è necessario che, nella segnalazione, risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, che contenga i dettagli relativi alle notizie circostanziali e, ove presenti, anche le modalità attraverso cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti;

• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Alla luce di queste indicazioni, la segnalazione può, quindi, essere ritenuta inammissibile per:

• mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;

• manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;

• esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione agli uffici o alla persona proposti;

• produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.

Nel caso in cui la segnalazione risulti improcedibile o inammissibile, il gestore della segnalazione procederà allarchiviazione, comunicando il motivo al segnalante.

Esito dellistruttoria.

Una volta completata lattività di accertamento, il gestore della segnalazione può:

archiviare la segnalazione perché infondata, motivandone le ragioni;

dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi agli organi/funzioni interne competenti per i relativi seguiti e consequenziali provvedimenti.

Riscontro al segnalante

Il gestore della segnalazione dovrà fornire un riscontro al segnalante, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento.

Laddove la fattispecie richieda, ai fini delle verifiche, un tempo maggiore, alla scadenza del termine indicato il Gestore della segnalazione dovrà inviare al segnalante una comunicazione di natura interlocutoria sullavanzamento dellistruttoria, ancora non ultimata.

Canale Esterno di segnalazione e divulgazione pubblica

Per poter ricorrere al canale di segnalazione istituito dallANAC, deve sussistere almeno una delle seguenti condizioni.:

      • nel suo contesto lavorativo non è prevista lattivazione del canale interno come obbligatoria o, se prevista, non è stata attivata;
      • la segnalazione non ha avuto seguito;
      • ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse la segnalazione interna questa non avrebbe seguito o che andrebbe incontro a ritorsioni;
      • ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna è ammessa anche quando vi siano fondati motivi per ritenere che la segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione, come ad esempio quando si siano già verificate situazioni ed eventi analoghi nellente.

In ogni caso, i fondati motivi che legittimano il ricorso alla segnalazione esterna per il timore di ritorsioni o di trattamento inadeguato della segnalazione devono essere fondati sulla base di circostanze concrete che devono essere allegate alla segnalazione e su informazioni effettivamente acquisibili.

Ai fini dellammissibilità, nella segnalazione devono essere indicati:

la denominazione e i recapiti del whistleblower; i fatti oggetto di segnalazione e lAmministrazione o Ente in cui essi sono avvenuti; lAmministrazione nel cui contesto lavorativo il whistleblower opera e il profilo professionale da questultimo rivestito; la descrizione sintetica delle modalità con cui il whistleblower è venuto a conoscenza dei fatti segnalati.

La divulgazione Pubblica

La divulgazione pubblica, da utilizzare quale extrema ratio, può ricorrere solo in presenza di almeno una delle seguenti condizioni:

• che si sia previamente utilizzato il canale interno e/o esterno, ma non vi sia stato riscontro o non vi sia stato dato seguito entro i termini previsti dal decreto;

• che il segnalante ritenga sussistere fondati motivi di un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse”, considerato come una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche allincolumità fisica di una o più persone, che richieda che la violazione sia tempestivamente svelata con ampia risonanza per impedirne gli effetti.

• che il segnalante ritenga sussistere fondati motivi per ritenere che la segnalazione esterna possa comportare un rischio di ritorsione oppure non avere efficace seguito perché ad esempio potrebbe ricorrere un fondato pericolo di distruzione delle prove o di collusione tra lautorità preposta a ricevere la segnalazione e lautore della violazione.

Si tratta di rarissime situazioni, particolarmente gravi, di negligenza o comportamenti dolosi allinterno dellente che pertanto legittimano, solo in presenza di effettive circostanze, la divulgazione al pubblico di fatti o vicende che diversamente dovrebbero essere trattate con rigorosa riservatezza.

Il divieto e la protezione contro le ritorsioni

Evietata ogni forma di ritorsione nei confronti del segnalante che si verifichi nel contesto lavorativo e che determini un danno ingiusto ai soggetti tutelati. Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli.

LANAC è lautorità preposta a ricevere dal segnalante e gestire le comunicazioni su presunte ritorsioni dallo stesso subite.

Affinché sia riconosciuta tale forma di tutela, devono sussistere le seguenti condizioni:

• che il segnalante/denunciante al momento della segnalazione o della denuncia allautorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica avesse fondato motivo” di ritenere le informazioni veritiere e rientranti nel perimetro applicativo della disciplina;

• che la segnalazione, denuncia o divulgazione sia stata effettuata secondo la disciplina prevista dal D.lgs 24/23.

Il sistema sanzionatorio interno: codice disciplinare.

La società è dotata di un codice disciplinare che costituisce, unitamente ad altro, il Modello Organizzativo di Gestione e controllo di cui al d.lgs 231/01.

Allinterno del Codice disciplinare sono contenute tutte le previsioni del caso anche in relazione ai comportamenti ricollegabili allinosservanza delle regole e dei precetti di cui al d.lgs 24/23 e del presente atto istitutivo del sistema di segnalazione e sua gestione. Pertanto, in relazione alle sanzioni disciplinari interne, si rimanda integralmente al Codice disciplinare di cui al MOGC ex d.lgs 231/01

Il sistema sanzionatorio esterno

Dal punto di vista esterno, il regime sanzionatorio distingue, per le varie fattispecie, tra destinatari persona fisica e giuridica ritenuta responsabile.

Con riferimento, invece, allipotesi della sanzione verso chi ha adottato un atto ritorsivo, è stato precisato che è sanzionata la persona fisica individuata come responsabile delle ritorsioni.

Nel dettaglio, le sanzioni amministrative pecuniarie sono le seguenti:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni;

b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla;

c) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia violato lobbligo di riservatezza di cui allart. 12 del d.lgs. n. 24/2023. Restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali;

d) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione; in tal caso responsabile è considerato lorgano di indirizzo;

e) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono state adottate procedure per leffettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che ladozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto; in tal caso responsabile è lorgano di indirizzo;

f) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non è stata svolta lattività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; in tal caso responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni;

g) da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia allautorità giudiziaria.